Die IT-Abteilung einer Behörde hatte bisher die Services für die internen Kunden vollumfänglich durchgeführt.
Dazu gehörte z. B. die Beschaffung, Ausbringung und der Betrieb von Hardware- und Software-Produkten wie auch die Lösung von Fehlern und Störungen der IT-Infrastruktur (Incidentbearbeitung). Stark im Fokus stand dabei, die Qualität sowohl technisch als auch in Bezug auf die Betriebsaktivitäten beizubehalten bei einem gleichzeitig begrenzten bzw. stagnierenden zur Verfügung stehenden Budget.
Über die Zeit führte dieses Vorgehen, das teilweise – technologisch betrachtet – veraltet war, dazu, dass die Behörde unter ihren Möglichkeiten arbeitete. Es gab wenig Möglichkeiten zur Modernisierung.
Im Zuge einer Migration aller Arbeitsplatzrechner (ca. 8000 Clients) auf das Microsoft-Betriebssystem WIN 10 sollte gleichzeitig geprüft werden, ob ein Teil der Services rund um die Clients an einen IT-Dienstleister outgesourct werden könnte.
Umstellung aller Arbeitsplatzrechner auf das Microsoft-Betriebssystem WIN 10
Kostenbetrachtung in Bezug auf ein Outsourcing von Services
Langfristige Kosteneinsparung durch Bezug hoch skalierbarer und standardisierter Services
Fokussierung auf Sonderaufgaben und -anforderungen der Organisation an die interne IT
Langfristig Modernisierung und Teilhabe an Innovationen der IT durch den Dienstleister
Flexibilisierung von Arbeitsplätzen zu mehr Homeoffice
Nach einer Machbarkeitsbetrachtung wurde ein Projekt aufgesetzt, das zunächst den Auftrag verfolgte, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen. Parallel wurden die Vorbereitungen für die Migration der Arbeitsplätze mit der Anhebung auf MS WIN 10 getroffen.
Dazu gehörten neben technischen Anforderungen (z. B. Golden Image des Clients aufbauen, Testen und Anpassen von Fachverfahren auf WIN 10) auch die Planung des Rollouts in mehreren Wellen über alle Standorte hinweg. Nach der Bestätigung der Ergebnisse der Kosten-Nutzen-Analyse pro Outsourcing durch die Behördenleitung) wurde der weitere Aufbau des Projekts vorangetrieben.
Neben dem Teilprojekt für die Durchführung der Migration und den Rollout der Arbeitsplatzrechner wurden die Teilprojekte Transition, Vertrag und Datenschutz sowie Changemanagement aufgesetzt. Der Auftrag des Teilprojekts Transition beinhaltete den Leistungsschnitt der Aufgaben, die an den Dienstleister ausgelagert werden sollten und den daraus resultierenden Änderungen (Aufgaben und Prozesse) für die IT und die Zusammenarbeit zu identifizieren, dokumentieren und mit der Linienorganisation abzustimmen. Der Auftrag des Teilprojekts Vertrag und Datenschutz hatte im Kern die Vertragsgestaltung zu Services und weiteren Anforderungen mit dem Dienstleister abzustimmen und unterschriftsreif vorzubereiten. Das Teilprojekt Changemanagement plante alle Kommunikationsmaßnahmen, um die betroffenen Stakeholder wie die Entscheider, die Anwender oder die interne IT zu den Veränderungen mitzunehmen. Die Durchführung des Auftrags erfolgte auf Basis eines Interimseinsatzes als Projektleitung
1. Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse zum Leistungsschnitt zwischen der IT des Kunden und dem
zukünftigen Dienstleister
2. Aufbau einer flexiblen Projektorganisation und -planung, um die parallele Bearbeitung der verschiedenen
Arbeitspakete in den Teilprojekten zielorientiert anpassen und verzahnen zu können.
3. Aufsetzen eines Teilprojekts-Changemanagement, um die vielzähligen und schrittweisen Veränderungen
bedarfs- und zielgruppengerecht zu kommunizieren sowie alle Stakeholder abzuholen und mitzunehmen.
4. Den Leistungsschnitt zu den Services zwischen der IT und dem Dienstleister zu identifizieren und eine
schrittweise Übergabe der Aufgaben mit Interimslösungen und letztendlich für den Betrieb
an den Dienstleister zu ermöglichen.
5. Frühzeitige Etablierung neuer veränderter Prozesse und Rollen im Rahmen der Dienstleistersteuerung
in der IT unter enger Einbindung der betroffenen Bereiche.
